各種届出・申請手続
『こんなときは、どんな書類を出せばいいんだろう』という疑問はありませんか？
(関連項目をクリックしてください。)
１．入居したとき、転居するとき、賃貸・転売するとき、長期出張(不在)等の届出は？
２．駐車場、バイク置場、自転車置き場の使用申込には、どんな手続きが必要ですか？
３．部屋の修繕、改装、物件取付けをするとき届出は必要ですか？
４．集会所などの団地施設や設備を利用するときの申込方法は？
５．共用タグやシャッターゲート専用リモコンの申込や返却の方法は？
６．ペットを飼育したいときは
７．棟総会、団地総会の開催
８．荷物を送りたいとき(クロネコヤマト)
９．役員に立候補するには
| NO. | こんなときには？ | 必要な手続き | 備考 |
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１．入居、転居、賃貸、転売、長期出張(不在)等 |
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| 1-1 | 組合資格を取得したとき (区分所有者となったとき) |
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) | ･規約第36条 ･使用細則第6条 |
| 1-2 | 組合員が住所を変更したとき (区分所有者の住所を変更したとき) |
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) | ･使用細則第8条 |
| 1-3 | 区分所有者が団地を出る (住所移転) |
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) | |
| 1-4 | 部屋を賃貸するとき (賃貸借契約) |
第三者使用に関する届(様式2) (賃貸借契約事項に様式1の規約、細則遵守条文を記述) |
・規約第20条 ・使用細則第5条 |
| 1-5 | 新たに入居するとき | 組合加入・区分所有者変更等届(様式3) 居住者名簿(様式26) 管理組合規約承認届 線用給水装置共同使用増員届 管理費等支払届+預金口座振替依頼書 管理費等振込口座届 駐車場使用申込書(様式9) オートバイ置場使用申込書(様式10) 自転車置場使用申込書(様式25) ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) 共用タグ等発行・借用申込書(様式18) シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22) 委任状(様式23) |
・規約第36条(届出の義務)、第38条 ・個人情報保護細則第7条、第13条 ・使用細則第8条 |
| 1-6 | 組合員の資格を喪失したとき (区分所有者でなくなったとき) |
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) | ・規約第36条 ・使用細則第6条 |
| 1-7 | 入居者の家族構成が変わったとき | 居住者名簿(様式26) 組合加入・区分所有者変更等届(様式3) |
・使用細則第8条 ・5-2も参照(タグ追加) |
| 1-8 | 所有名義が変わったとき (売却、贈与等) |
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) | ・使用細則第8条 |
| 1-9 | 居住者が転居するとき | 貸借人転出に関する届書(貸借居住者) 専用水装置共同利用減員届 組合加入・区分所有者変更等届(区分所有者：様式3) 共用タグ・共用鍵・リモコン等返却預り書／ 共用タグ・共用鍵・リモコン等返却確認受領書(様式24) |
・使用細則第9条 |
| 1-10 | 賃貸借契約により 部屋を賃貸するとき |
第三者使用に関する届(様式2) (賃貸借契約条項に様式1の規約、細則遵守条文を記述) |
・規約第20条 ・使用細則第5条 |
| 1-11 | 管理費等の振替口座を 変更するとき |
管理費等支払届＋預金口座振替依頼書 | |
| 1-12 | 長期出張(旅行)等で 留守にするとき(10日以上) |
長期不在に関する届出書(10日以上) (緊急時は、電話又は口頭も可) |
・使用細則第9条 |
２．駐車場、オートバイ置場、自転車置き場の使用 |
・規約15条 ・駐車場使用細則 |
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| 2-1 | 駐車場の使用契約をするとき | 駐車場使用申込書(様式9) (契約期間1年、自動更新) |
･駐車場等使用細則第5条、7条1項及び2項 ･駐車場使用契約書(様式11) |
| 2-2 | 駐車場の2台目の 使用契約をするとき |
駐車場使用申込書(様式9) (契約期間2年、継続使用は再申込み) |
･駐車場等使用細則第5条、7条1項及び3項 ･2台目駐車場使用契約書(様式12) |
| 2-3 | 2台目駐車場使用契約が2年経過し、 継続したいとき |
駐車場使用申込書(様式9) | ･駐車場等使用細則第7条3項 |
| 2-4 | 来客が駐車場を使用するとき | 来客駐車場・受付簿(管理室で受付) ⇒臨時駐車許可証交付 |
有料：300円/日・台 |
| 2-5 | 一時的に駐車するとき (修理業者の来訪受付、駐車) |
外来者及び駐車(納品・修理・改装工事等) 許可願い受付管理簿(管理室受付) ⇒臨時駐車許可証、作業許可書交付 |
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| 2-6 | 車庫証明書が必要なとき | 保管場所使用承諾書(警察署指定書式) を管理室に提出 | ･駐車場等使用細則第8条 ･図面、地図は管理室でお渡しできます。 |
| 2-7 | 車を洗車したいとき | (４．団地施設の利用を参照) | |
| 2-8 | オートバイ置場の 使用契約をするとき |
オートバイ置場使用申込書(様式10) | ･駐車場等使用細則第30条 ･オートバイ置場使用契約書(様式13) |
| 2-9 | 自転車置場を使用するとき | 自転車置場使用申込書(様式25) | ･駐車場等使用細則第39条 ･ステッカーの発行 ･毎年申込書提出 |
| 2-10 | 駐車場を解約のとき | 駐車場の解約届 | |
| 2-11 | オートバイ置場を解約するとき | オートバイ置場解約届 | |
３．修繕、改装、物件取付け(修繕等)の届出
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･規約第17条 ･専有部分等修繕細則 ・同別表１｢修繕ガイドライン」 |
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| 3-1 | 届出の不要な修繕等 | 届出の必要はありません。 | ･専有部分等修繕細則別表1 修繕ガイドラインの一を参照してください。 |
| 3-2 | 届出の必要な修繕等 ・理事長あて届出 |
専有部分等の修繕等届出・承認申請書(様式4・5) 添付書類：工程表、設計図、仕様書等 |
･専有部分等修繕細則別表1 修繕ガイドラインの二を参照してください。 ･専有部分等修繕細則別第6条「専有部分等の修繕等に係る工事計画のお知らせ」(様式6)の掲示 |
| 3-3 | 承認申請の必要な修繕等 ・理事長承認＝理事会決議 |
専有部分等の修繕等・承認申請書(様式4・5) 添付書類：工程表、設計図、仕様書等 |
･専有部分等修繕細則第7条 ･専有部分等修繕細則別第6条「専有部分等の修繕等に係る工事計画のお知らせ」(様式6)の掲示 |
| 3-4 | 専有部分の工事に関して 意義があるとき |
専有部分等の修繕等に係る調査等申立書(様式7) | ･専有部分等修繕細則第7条 ･同第8条⇒第9条1項｢決定通知書｣(様式8)の交付 |
４．団地施設・設備の利用
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･規約第4条、18条、32条 ･同別表5 ･共用施設使用細則 |
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| 4-1 | 集会室を利用するとき | 集会室(集会所、小会議室、和室)使用申込書 (様式28/管理室で受付。集会室以外の施設利用申込にも使用できます) 集会室サークル調査表 |
･共用施設使用細則第2章 ・使用前月の1日より受付 |
| 4-2 | キッチン・カフェを利用するとき | キッチン・カフェ使用申込書(様式29/管理室でも受付) 集会室サークル調査表 |
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| 4-3 | キッズコーナーを利用するとき | キッズコーナー利用受付表 (管理室で受付) |
・共通施設使用細則第3章 |
| 4-4 | 外部居住者を同伴して キッズコーナーを利用するとき |
外部居住者同伴の場合の キッズコーナー利用申込書 (管理室で受付) |
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| 4-5 | 管理室保管図書を借りるとき | 図書貸出簿 (管理室で受付：1週間以内) |
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| 4-6 | スタディルームを利用するとき | スタディルーム利用受付表 (管理室で受付) |
・共同施設使用細則第2章 |
| 4-7 | 宅配ボックスを利用するとき | 共用タグを使用して開扉 | ・共同施設使用細則第5章 |
| 4-8 | 宅配ボックスの利用をやめるとき | ・共同施設使用細則第5章 | |
| 4-9 | 共用タグが壊れた 又は紛失して宅配ボックスが開けない |
紛失、盗難、破損届(様式21) 共用タグ発行・借用申込書(様式18) |
・「団地ゲート及び共用扉の運用細則」第15条 |
| 4-10 | 自動車洗車場を使用するとき | 自動車洗車・使用記録 管理室で受付 |
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| 4-11 | コピーしたいとき | 管理室で受付 | 有料 |
| 4-12 | 団地施設を損傷(汚損)したとき (屋上テラス、駐車場、バイク置場、自転車置場、ルーフバルコニー、ゲート等) |
施設・設備等損傷届(様式27) | ・駐車場等使用細則第13条九、第17条2項、第18条3項、第24条 ・「団地ゲート及び共用扉の運用細則」第39条 |
５．共用タグやシャッターゲート専用リモコン |
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| 5-1 | 新たに入居したとき | 居住者名簿(様式26) 共用タグ発行・借用申込書(様式18) シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22) 駐車場使用申込書(様式09) オートバイ置場使用申込書(様式10) 自転車置場使用申込書(様式25) 賃貸借契約による入居者は、タグを区分所有者より借受けて下さい 委任状(様式23) |
1-5を参照してください。 |
| 5-2 | 同居家族が増えて共用タグの追加発行が必要なとき | 居住者名簿(様式26) 共用タグ発行・借用申込書(様式18) |
1-7を参照してください |
| 5-3 | 紛失、盗難、破損のとき | 紛失・盗難・破損届(タグ、リモコン用様式21) | 速やかに提出してください |
| 5-4 | 紛失、盗難、破損で 再発行が必要なとき |
紛失、盗難、破損届(様式21) 共用タグ発行・借用申込書(様式18) シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22) |
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| 5-5 | 同居家族以外に共用タグや リモコンを貸出す時 (介護サービス業者等) |
共用タグ等貸出しの特殊事由書(様式20) 共用タグ発行・借用申込書(様式18) シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22) |
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| 5-6 | 駐車場又はバイク置き場を追加契約、 リモコンの追加が必要になったとき |
駐車場使用申込書(様式9) オートバイ置場使用申込書(様式10) 自転車置場使用申込書(様式25) シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22) |
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| 5-7 | タグやリモコンを 返却するとき(転居、売買等のとき) |
共用タグ・共用鍵・リモコン等返却預り書／共用タグ・共用鍵・リモコン等返却確認受領書(様式24) | 1-9を参照してください |
| 5-8 | 委託業者が保守作業等で 共用部の鍵を一時的に借りるとき |
共用部『鍵』貸出簿 管理室で受付 |
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６．ペットの飼育 |
･規約第19条 ･使用細則 ･ペット飼育細則 |
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| 6-1 | ペットの飼育を開始するとき | ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) 予防接種済証明 獣医師による健康診断書 写真 |
・ペット飼育細則第7条、8条、10条 ・飼育許可証、標識(シール)、識別(タグ)票の発行 |
| 6-2 | ペットの飼育を更新するとき (年1回提出) |
ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) ⇒届け出ることにより出産等の場合6か月以内で猶予される |
・ペット飼育細則第9条 ･飼育許可証、標識(シール)、識別(タグ)票の発行 |
| 6-3 | ペットが3頭を超えるとき | ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) | ・ペット飼育細則第6条2項の特例 |
| 6-4 | 盲導犬、介助犬を必要とするとき | ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) | ・ペット飼育細則第12条 (第3条2オ、第5条及び第6条の適応を除外) |
| 6-5 | ペットに関する 苦情を申し立てるとき |
意見申立書(様式17) | ・ペット飼育細則第14条 |
| 6-6 | ペットの飼育を中止するとき | ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) | ・ペット飼育細則第7条(3) |
７．棟総会、団地総会 |
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| 7-1 | 代理人が議決権を行使するとき | 代理人届(代理権を証する書面) | 規約第52条6項、77条6項 |
| 7-2 | 棟総会を開催したいとき | 議事録 (棟総会議長は理事長に提出) |
規約第80条3項 |
８．荷物を送りたいとき |
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| 8-1 | クロネコヤマトで発送するとき | 送り状(元払・着払) (管理室で受付) |
午後4時ごろまでにお持ちください。 |
９．役員候補、役員就任 |
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| 9-1 | 役員に立候補するとき | 役員立候補届出書 (立候補受付期間中に管理室で受付) |
役員候補者選定細則第4条3項二 |
| 9-2 | 就任承諾書、印鑑証明書 委任状2通(変更登記、改印) (管理会社が取りまとめ) |
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| 9-3 | 副理事長に就任したとき | 就任承諾書、印鑑証明書 (管理会社が取りまとめ) |
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