各種届出・申請手続

『こんなときは、どんな書類を出せばいいんだろう』という疑問はありませんか?
(関連項目をクリックしてください。)

1.入居したとき、転居するとき、賃貸・転売するとき、長期出張(不在)等の届出は? 
2.駐車場、バイク置場、自転車置き場の利用申込には、どんな手続きが必要ですか?  
3.部屋の修繕、改装、物件取付けをするとき届出は必要ですか? 
4.集会所などの団地施設や設備を利用するときの申込方法は?  
5.共用タグやシャッターゲート専用リモコンの申込や返却の方法は?   
6.ペットを飼育したいとき
7.棟総会、団地総会の開催
8.荷物を送りたいとき(クロネコヤマト)
9.役員に立候補するには

NO. こんなときには? 必要な手続き 備考
1.入居、転居、賃貸、転売、長期出張(不在)等
1-1 組合資格を取得したとき
(区分所有者となったとき)
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) ・規約第36条
・使用細則第6条
1-2 組合員が住所を変更したとき
(区分所有者の住所を変更したとき)
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) ・使用細則第8条
1-3 区分所有者が団地を出る
(住所移転)
組合加入・区分所有者変更等届(様式3)
1-4 部屋を賃貸するとき
(賃貸借契約)
第三者使用に関する届(様式2)
(賃貸借契約事項に様式1の規約、細則遵守条文を記述)
・規約第20条
・使用細則第5条
1-5 新たに入居するとき 組合加入・区分所有者変更等届(様式3)
居住者名簿(様式26)
管理組合規約承認届
線用給水装置共同使用増員届
管理費等支払届+預金口座振替依頼書
管理費等振込口座届
駐車場利用申込書(様式9)
オートバイ置場利用申込書(様式10)
自転車置場利用申込書(様式25)
ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14)
共用タグ等発行・借用申込書(様式18)
シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22)
委任状(様式23)
・規約第36条(届出の義務)、第38条
・個人情報保護細則第7条、第13条
・使用細則第8条
1-6 組合員の資格を喪失したとき
(区分所有者でなくなったとき)
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) ・規約第36条
・使用細則第6条
1-7 入居者の家族構成が変わったとき 居住者名簿(様式26)
組合加入・区分所有者変更等届(様式3)
・使用細則第8条
・5-2も参照(タグ追加)
1-8 所有名義が変わったとき
(売却、贈与等)
組合加入・区分所有者変更等届(様式3) ・使用細則第8条
1-9 居住者が転居するとき 貸借人転出に関する届書(貸借居住者)
専用水装置共同利用減員届
組合加入・区分所有者変更等届(区分所有者:様式3)
共用タグ・共用鍵・リモコン等返却預り書/
共用タグ・共用鍵・リモコン等返却確認受領書(様式24)
・使用細則第9条
1-10 賃貸借契約により
部屋を賃貸するとき
第三者使用に関する届(様式2)
(賃貸借契約条項に様式1の規約、細則遵守条文を記述)
・規約第20条
・使用細則第5条
1-11 管理費等の振替口座を
変更するとき
管理費等支払届+預金口座振替依頼書
1-12 長期出張(旅行)等で
留守にするとき(10日以上)
長期不在に関する届出書(10日以上)
(緊急時は、電話又は口頭も可)
・使用細則第9条
2.駐車場、オートバイ置場、自転車置き場の利用
・規約15条
・駐車場使用細則
2-1 駐車場の利用契約をするとき 駐車場利用申込書(様式9)
(契約期間1年、自動更新)
・駐車場等使用細則第5条、7条1項及び2項
・駐車場利用契約書(様式11)
2-2 駐車場の2台目の
利用契約をするとき
駐車場利用申込書(様式9)
(契約期間2年、継続利用は再申込み)
・駐車場等使用細則第5条、7条1項及び3項
2台目駐車場利用契約書(様式12)
2-3 2台目駐車場利用契約が2年経過し、
継続したいとき
駐車場利用申込書(様式9) ・駐車場等使用細則第7条3項
2-4 来客が駐車場を利用するとき 来客駐車場・受付簿(管理室で受付)
⇒臨時駐車許可証交付
有料:300円/日・台
2-5 一時的に駐車するとき
(修理業者の来訪受付、駐車)
外来者及び駐車(納品・修理・改装工事等)
許可願い受付管理簿(管理室受付)
⇒臨時駐車許可証、作業許可書交付
2-6 車庫証明書が必要なとき 保管場所使用承諾書(警察署指定書式) を管理室に提出 ・駐車場等使用細則第8条
・図面、地図は管理室でお渡しできます。
2-7 車を洗車したいとき (4.団地施設の利用を参照)
2-8 オートバイ置場の
利用契約をするとき
オートバイ置き場利用申込書(様式10) ・駐車場等使用細則第30条
・オートバイ置場利用契約書(様式13)
2-9 自転車置場を利用するとき 自転車置場利用申込書 ・駐車場等使用細則第39条
・ステッカーの発行
・毎年申込書提出
2-10 駐車場を解約のとき 駐車場の解約届
2-11 オートバイ置場を解約するとき オートバイ置場解約届
3.修繕、改装、物件取付け(修繕等)の届出
(専有部分を修繕・模様替え、物件の取付け)
・規約第17条
・専有部分等修繕細則
・同別表1「修繕ガイドライン」
3-1 届出の不要な修繕等 届出の必要はありません。 ・専有部分等修繕細則別表1
修繕ガイドラインの一を参照してください。
3-2 届出の必要な修繕等
・理事長あて届出
専有部分等の修繕等届出書(様式4)
住戸内模様替工事に関する届出書
添付書類:工程表、設計図、仕様書等
・専有部分等修繕細則別表1
修繕ガイドラインの二を参照してください。
・専有部分等修繕細則別第6条「専有部分等の修繕等に係る工事計画のお知らせ」(様式6)の掲示
3-3 承認申請の必要な修繕等
・理事長承認=理事会決議
専有部分等の修繕等承認申請書(様式5)
住戸内模様替工事に関する届出書
添付書類:工程表、設計図、仕様書等
・専有部分等修繕細則第7条
・専有部分等修繕細則別第6条「専有部分等の修繕等に係る工事計画のお知らせ」(様式6)の掲示
3-4 専有部分の工事に関して
意義があるとき
専有部分等の修繕等に係る調査等申立書(様式7) ・専有部分等修繕細則第7条
・同第8条⇒第9条1項「決定通知書」(様式8)の交付
4.団地施設・設備の利用
(屋上テラス、駐車場、バイク置場、自転車置場、ルーフバルコニーを除く)
・規約第4条、18条、32条
・同別表5
・共用施設使用細則
4-1 集会室を利用するとき 集会室(集会所、小会議室、和室)使用申込書
(様式28/管理室で受付。集会室以外の施設利用申込にも使用できます)
集会室サークル調査表
・共用施設使用細則第2章
・使用前月の1日より受付
4-2 キッチン・カフェを利用するとき キッチン・カフェ使用申込書(様式29/管理室でも受付)
集会室サークル調査表
4-3 キッズコーナーを利用するとき キッズコーナー利用受付表
(管理室で受付)
・共通施設使用細則第3章
4-4 外部居住者を同伴して
キッズコーナーを利用するとき
外部居住者同伴の場合の
キッズコーナー利用申込書
(管理室で受付)
4-5 管理室保管図書を借りるとき 図書貸出簿
(管理室で受付:1週間以内)
4-6 スタディルームを利用するとき スタディルーム利用受付表
(管理室で受付)
・共同施設使用細則第2章
4-7 宅配ボックスを利用するとき 共用タグを使用して開扉 ・共同施設使用細則第5章
4-8 宅配ボックスの利用をやめるとき ・共同施設使用細則第5章
4-9 共用タグが壊れた
又は紛失して宅配ボックスが開けない
紛失、盗難、破損届(様式21)
共用タグ発行・借用申込書(様式18)
・「団地ゲート及び共用扉の運用細則」第15条
4-10 自動車洗車場を使用するとき 自動車洗車・使用記録
管理室で受付
4-11 コピーしたいとき 管理室で受付 有料
4-12 団地施設を損傷(汚損)したとき
(屋上テラス、駐車場、バイク置場、自転車置場、ルーフバルコニー、ゲート等)
施設・設備等損傷届(様式27) ・駐車場等使用細則第13条九、第17条2項、第18条3項、第24条
・「団地ゲート及び共用扉の運用細則」第39条
5.共用タグやシャッターゲート専用リモコン
5-1 新たに入居したとき 居住者名簿(様式26)
共用タグ発行・借用申込書(様式18)
シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22)
駐車場利用申込書(様式09)
オートバイ置場利用申込書(様式10)
自転車置場利用申込書(様式25)
賃貸借契約による入居者は、タグを区分所有者より借受けて下さい
委任状(様式23)
1-5を参照してください。
5-2 同居家族が増えて共用タグの追加発行が必要なとき 居住者名簿(様式26)
共用タグ発行・借用申込書(様式18)
1-7を参照してください
5-3 紛失、盗難、破損のとき 紛失・盗難・破損届(タグ、リモコン用様式21) 速やかに提出してください
5-4 紛失、盗難、破損で
再発行が必要なとき
紛失、盗難、破損届(様式21)
共用タグ発行・借用申込書(様式18)
シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22)
5-5 同居家族以外に共用タグや
リモコンを貸出す時
(介護サービス業者等)
共用タグ等貸出しの特殊事由書(様式20)
共用タグ発行・借用申込書(様式18)
シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22)
5-6 駐車場又はバイク置き場を追加契約、
リモコンの追加が必要になったとき
駐車場利用申込書(様式9)
オートバイ置場利用申込書(様式10)
自転車置場利用申込書(様式25)
シャッターゲート用リモコン発行・借用申込書(様式22)
5-7 タグやリモコンを
返却するとき(転居、売買等のとき)
共用タグ・共用鍵・リモコン等返却預り書/共用タグ・共用鍵・リモコン等返却確認受領書(様式24) 1-9を参照してください
5-8 委託業者が保守作業等で
共用部の鍵を一時的に借りるとき
共用部『鍵』貸出簿
管理室で受付
6.ペットの飼育
・規約第19条
・使用細則
・ペット飼育細則
6-1 ペットの飼育を開始するとき ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14)
予防接種済証明
獣医師による健康診断書
写真
・ペット飼育細則第7条、8条、10条
・飼育許可証、標識(シール)、識別(タグ)票の発行
6-2 ペットの飼育を更新するとき
(年1回提出)
ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14)
⇒届け出ることにより出産等の場合6か月以内で猶予される
・ペット飼育細則第9条
・飼育許可証、標識(シール)、識別(タグ)票の発行
6-3 ペットが3頭を超えるとき ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) ・ペット飼育細則第6条2項の特例
6-4 盲導犬、介助犬を必要とするとき ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) ・ペット飼育細則第12条
(第3条2オ、第5条及び第6条の適応を除外)
6-5 ペットに関する
苦情を申し立てるとき
苦情申立書(様式17) ・ペット飼育細則第14条
6-6 ペットの飼育を中止するとき ペット飼育に関する申請書(新規登録・飼育更新・飼育終了)(様式14) ・ペット飼育細則第7条(3)
7.棟総会、団地総会
7-1 代理人が議決権を行使するとき 代理人届(代理権を証する書面) 規約第52条6項、77条6項
7-2 棟総会を開催したいとき 議事録
(棟総会議長は理事長に提出)
規約第80条3項
8.荷物を送りたいとき
8-1 クロネコヤマトで発送するとき 送り状(元払・着払)
(管理室で受付)
午後4時ごろまでにお持ちください。
9.役員候補、役員就任
9-1 役員に立候補するとき 役員立候補届出書
(立候補受付期間中に管理室で受付)
役員候補者選定細則第4条3項二
9-2 就任承諾書、印鑑証明書
委任状2通(変更登記、改印)
(管理会社が取りまとめ)
9-3 副理事長に就任したとき 就任承諾書、印鑑証明書
(管理会社が取りまとめ)